Weihnachtsfeier planen: Zeitplan, Musik und fünf Fehler, die jedes Jahr passieren
3 Min. Lesezeit
Die Weihnachtsfeier ist die eine Veranstaltung im Jahr, zu der fast die ganze Belegschaft kommt – und die, die am häufigsten auf den letzten Drücker geplant wird. Dabei steht sie seit Januar im Kalender. Dieser Beitrag geht die Planung in der Reihenfolge durch, in der sie anfällt: Termin, Ablauf, Reden, Musik.
Der Termin: früher, als man denkt
Die Freitage und Samstage zwischen Ende November und Mitte Dezember sind für Locations, Caterer und DJs die gefragtesten Termine des Jahres. Wer im Oktober anfängt zu suchen, sucht sich nicht mehr aus, wo und mit wem gefeiert wird, sondern nimmt, was übrig ist.
Ein Termin im Januar ist deshalb kein Notbehelf. Als Neujahrsempfang oder Winterfest bekommt man dieselbe Feier ohne Gedränge um den Saal – und die Belegschaft hat im vollen Dezember einen Abend weniger im Kalender.
- Bis zum Sommer – Datum festlegen und Budget klären
- Bis September – Location und DJ buchen
- Oktober – Einladung verschicken, mit Rückmeldefrist
- Anfang November – Gästezahl an Location und Catering melden
- Eine Woche vorher – Ablauf mit Location und DJ ein letztes Mal durchgehen
Die Rückmeldefrist fehlt am häufigsten. Ohne sie plant man für die eingeladene Zahl statt für die, die wirklich kommt – und ein Saal für 120, in dem 70 sitzen, wirkt leer.
Ein Zeitplan, der funktioniert
Eine Weihnachtsfeier läuft fast immer in derselben Reihenfolge. Die Uhrzeiten verschieben sich je nach Betrieb, die Abstände zwischen den Punkten kaum.
- 18:30 – Ankommen, Getränke, Musik im Hintergrund
- 19:15 – Begrüßung durch die Geschäftsführung, höchstens zehn Minuten
- 19:30 – Essen
- 21:00 – Programm am Stück: Ehrungen, Jubilare, Verlosung
- 21:30 – Die Tanzfläche wird eröffnet
- 1:00 – Ende, oder was der Vertrag mit der Location sagt
Alles, was gesagt werden muss, gehört vor oder direkt hinter das Essen. Eine Rede um halb elf holt die Leute von der Tanzfläche, und viele kommen danach nicht zurück.
Reden und Programm: kurz und in einem Block
Mehrere kleine Programmpunkte über den Abend verteilt sehen auf dem Papier abwechslungsreich aus. In der Praxis unterbrechen sie jedes Mal das, was gerade in Gang gekommen ist. Besser ist ein Block: Ehrungen, Jubilare, Dank, Verlosung – eine halbe Stunde, danach gehört der Abend den Gästen.
Für Reden braucht es ein Funkmikrofon, das vorher jemand in der Hand hatte, und einen Platz, von dem aus der ganze Raum sieht, wer spricht. Wer Fotos oder ein Video zeigen will, klärt mit der Location, ob es Leinwand und Beamer gibt – und probiert den Ton aus, bevor die Gäste da sind, nicht während alle warten.
Die Musik: Weihnachten ja, aber dosiert
Weihnachtslieder gehören dazu – beim Ankommen leise im Hintergrund und später in einem kurzen Block, wenn die Tanzfläche schon voll ist. Wer den ganzen Abend darauf aufbaut, hat nach einer Stunde ein Publikum, das „Last Christmas“ nicht mehr hören kann.
Diese Titel funktionieren auf einer Weihnachtsfeier zuverlässig, weil sie tanzbar sind und fast jeder sie mitsingen kann:
Nach dem Weihnachtsblock nicht mit dem nächsten Weihnachtslied weitermachen, sondern mit einem Song, der auch im Juli funktionieren würde. Sonst wird aus dem Block ein Motto.
Die fünf Fehler, die jedes Jahr passieren
- Zu spät gebucht – und dann den Saal genommen, der eigentlich zu groß oder zu klein ist
- Keine Rückmeldefrist – geplant für 120, gekommen sind 70
- Programm über den Abend verteilt – jede Unterbrechung kostet Tanzfläche
- Musik zum Essen zu laut – wer sich nicht unterhalten kann, geht früher
- Ende nicht geklärt – um Mitternacht steht die Location mit dem Schlüssel da, und niemand wusste davon